Condiţii generale privind furnizarea serviciilor poştale

XPEDIST S.R.L., cu sediul social în strada Pavel Rosca nr.4, ap.28, Cluj-Napoca, județul Cluj, CUI 51790478, oferă și prestează servicii poştale având ca obiect doar trimiteri poștale interne, în următoarele condiţii:

XPEDIST S.R.L. acceptă trimiterile poştale prezentate de către expeditor sau integrator, ambalate corespunzător, cu un înveliş exterior opac care să nu permită vizualizarea conţinutului (care nu va împiedica însă lizibilitatea adresei și pe suprafaţa căruia se pot lipi ușor și durabil adresa și alte semne, etichete, indicii/marcaje), şi care au înscrise datele de identificare complete ale destinatarului (nume şi prenume/denumirea în cazul persoanelor juridice, număr de telefon, respectiv adresa completă de livrare), iar în cazul serviciului Contra ramburs şi ale expeditorului (corespunzătoare serviciului în cauză).

Ambalajul folosit trebuie să corespundă greutăţii, formei şi naturii conţinutului, cât şi modului şi duratei transportului și să protejeze conţinutul astfel încât să nu poată fi deteriorat prin presiune sau manipulări succesive, putând fi, după caz, din cutii din carton, placaj, lemn, plastic, metal, ambalaje netipizate adecvate.

Responsabilitatea ambalării trimiterilor poştale, precum şi a înscrierii datelor pe trimiterea poştală revine expeditorului.

Trimiterile poştale care conţin bunuri fragile vor trebui ambalate corespunzător de către expeditor sau integrator, utilizând ca umplutură folie cu bule, perne de aer, separatoare, folii cu spumă, talaş, polistiren antişoc sau alt material care atenuează şocul mecanic. În plus, la exterior trebuie să aibă aplicată inscripţia „Fragil” și, dacă este cazul, etichete de manipulare (săgeți de orientare). De asemenea, se va ține cont de rezistența și durabilitatea ambalajelor alese în conformitate cu conținutul (de exemplu, obiectele fragile plate ar trebui să aibă separatoare de protecție, discurile informatice trebuie protejate cu materiale speciale cu bule, marginile ascuțite ale bunurilor trebuie protejate cu material de susținere, bine securizate; bunurile de valoare trebuie protejate cu ambalaje din carton cel puțin dublu; pentru cutiile din lemn trebuie verificate/securizate colțurile și capacul trebuie închis etanș etc.).

XPEDIST S.R.L. se obligă să recunoască şi să respecte inscripţiile/etichetele aplicate de expeditor şi să acorde o atenţie specială în manipularea şi depozitarea trimiterilor poştale în cauză.

XPEDIST S.R.L. nu este responsabil pentru eventualele alterări ale trimiterii poştale prin mijloace sau din cauze electromagnetice (de exemplu, demagnetizare, scanare cu raze X în cadrul procedurilor de securitate etc.).

Dimensiunile maxime acceptate ale trimiterii poştale:

• 210 mm X 297 mm (format A4) pentru plicuri;
• 60 cm X 50 cm X 30 cm pentru colete

Greutatea maximă admisă a unei trimiteri poştale este de 10 kg.

XPEDIST S.R.L. nu acceptă trimiteri poştale al căror ambalaj prezintă inscripţii care contravin ordinii publice sau bunelor moravuri ori etichete sau inscripții vechi neîndepărtate, precum şi 2 trimiteri poştale constând în bunuri care contravin ordinii publice sau bunelor moravuri, dacă se depun neambalate sau în ambalaj transparent. De asemenea, nu pot face obiectul trimiterilor poştale bunurile al căror transport este interzis prin dispoziţii legale, fie chiar şi pe o porţiune de parcurs (de exemplu, dar fără a se limita la acestea: substanţe explozive, toxice, inflamabile, psihotrope, droguri, arme sau părţi ale acestora, muniţii etc).

Expeditorul are obligaţia de a nu introduce în reţeaua poştală trimiteri poştale al căror obiect este interzis prin dispoziţiile legale.

Modalităţile de plată a tarifului serviciului poştal sunt: mijloace electronice sau numerar, la momentul efectuării comenzii serviciului poştal sau depunerii trimiterii poştale, după caz. De asemenea, pot exista şi alte modalităţi sau termene de plată, stabilite în urma întocmirii unui contract în formă scrisă, cu respectarea prevederilor legale.

XPEDIST S.R.L. asigură secretul trimiterilor poştale - reţinerea, deschiderea sau divulgarea conţinutului trimiterilor poştale fiind permisă numai în condiţiile şi cu procedura prevăzute de lege.

Cu excepţia trimiterilor poştale care fac obiectul serviciului Express și a serviciului Livrare specială, XPEDIST S.R.L. asigură livrarea trimiterilor poştale în termen de 8 ore de la momentul preluării.

În caz de nerespectare a timpilor de livrare (exceptând însă timpii de livrare aferenţi serviciului Express) şi a termenelor de returnare, astfel stabiliţi în cuprinsul acestui document, pentru toate serviciile poştale, XPEDIST S.R.L. va răspunde faţă de utilizator prin restituirea unui procent de 1% din tariful încasat pentru serviciul respectiv.

XPEDIST S.R.L. furnizează serviciul de trimitere recomandată ale cărui particularități constau în oferirea unei garanții forfetare împotriva riscurilor de pierdere, furt, distrugere totală sau parţială ori deteriorare a trimiterii poştale înregistrate şi în eliberarea, la cerere, ulterior depunerii, respectiv livrării trimiterii poștale, a unei dovezi privind depunerea trimiterii poștale sau livrarea la destinatar, fără a fi confirmată în scris de către acesta. Expeditorul sau integratorul poate solicita eliberarea dovezii privind depunerea trimiterii poștale sau livrarea la destinatar în termen de 9 luni de la data depunerii acesteia în rețeaua XPEDIST S.R.L.. Furnizorul are obligația de a transmite, în mod gratuit, expeditorului sau integratorului dovada respectivă în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la data solicitării, printr-o metodă agreată (de exemplu, fax, e-mail, pe suport hârtie, în format fizic etc), fără a implica costuri suplimentare în sarcina expeditorului.

XPEDIST S.R.L. furnizează servicii de trimitere cu valoare declarată, servicii ale căror particularităţi constau în asigurarea unei trimiteri poştale înregistrate împotriva pierderii, furtului, distrugerii totale sau parţiale ori deteriorării, pentru o sumă care nu poate depăşi valoarea declarată de către expeditor, şi în eliberarea, la cerere, ulterior depunerii, respectiv livrării trimiterii poștale, a unei dovezi privind depunerea trimiterii poştale sau livrarea la destinatar, fără a fi confirmată în scris de către acesta. Termenul în care poate fi solicitată de expeditor sau integrator, dovada privind depunerea, respectiv livrarea trimiterii poștale care face obiectul unui serviciu de trimitere cu valoare declarată este de 9 luni de la data depunerii acesteia, XPEDIST S.R.L., având obligația de a comunica, în mod gratuit, dovada respectivă în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la data solicitării, printr-o metodă agreată cu expeditorul sau integratorul (de exemplu, fax, e-mail, pe suport hârtie, în format fizic etc), fără a implica costuri suplimentare în sarcina expeditorului. Preluarea trimiterilor poştale care fac obiectul serviciului de trimitere cu valoare declarată se face numai în condiţiile în care, suplimentar îndeplinirii condiţiilor de acceptare stipulate în preambulul prezentului document, expeditorul completează declaraţia pe proprie răspundere cu privire la bunurile care fac obiectul trimiterii poştale respective. Valoarea maximă acceptată a valorii declarate este de 5000 RON. Dovada identităţii expeditorului ori a calităţii de reprezentant al expeditorului a persoanei care depune trimiterea poştală care face obiectul serviciului de trimitere cu valoare declarată este actul de identitate sau împuternicire și actul de identitate, după caz.

XPEDIST S.R.L. furnizează serviciul Contra ramburs, serviciu poştal a cărui particularitate constă în achitarea de către destinatar expeditorului, prin intermediul reţelei poştale, a contravalorii bunului care face obiectul trimiterii poştale înregistrate. Preluarea acestor trimiteri poştale se face numai în condiţiile în care expeditorul a indicat în mod corect şi complet toate datele sale de identificare, precum şi dacă, suplimentar îndeplinirii condiţiilor de acceptare stipulate în preambulul prezentului document, expeditorul completează declaraţia pe proprie răspundere cu privire la bunurile care fac obiectul trimiterii poştale respective. Dovada identităţii expeditorului ori a calităţii de reprezentant al expeditorului a persoanei care depune trimiterea poştală care face obiectul serviciului contra ramburs, este actul de identitate sau împuternicire și actul de identitate, după caz . Moneda admisă în care se face colectarea, respectiv achitarea sumelor de bani de la destinatari este RON. Suma maximă acceptată de către furnizor este de 5000 RON. Modalitatea de colectare şi, respectiv, de achitare a rambursului este în numerar sau prin mijloace electronice. Termenul de returnare a contravalorii trimiterilor poştale către expeditor (sumele colectate de la destinatar) este de 5 zile lucrătoare de la livrare.

XPEDIST S.R.L. furnizează serviciul Confirmare de primire, serviciu poştal a cărui particularitate constă în predarea către expeditor a dovezii privind predarea trimiterii poştale înregistrate, confirmată în scris de destinatar. Termenul de returnare către expeditor a formularului care atestă predarea trimiterii poştale, confirmată în scris de către destinatar, este de 5 zile lucrătoare de la livrare. În cazul pierderii dovezii de confirmare a primirii trimiterii poştale de către destinatar, XPEDIST S.R.L., întocmeşte şi pune la dispoziţia expeditorului un duplicat al acesteia.

XPEDIST S.R.L. furnizează serviciul Express, serviciu poştal care presupune în mod cumulativ:

• eliberarea de către XPEDIST S.R.L. expeditorului a unui document care permite furnizorului identificarea internă a trimiterii în reţeaua poştală şi care atestă data și ora depunerii, precum şi, de regulă, plata tarifului;
• predarea trimiterii poştale la adresa destinatarului, personal către acesta sau către persoana autorizată să primească trimiterea poştală;
• predarea rapidă a trimiterii poştale;
• răspunderea furnizorului pentru nerespectarea timpilor de livrare aferenţi trimiterilor poştale care fac obiectul acestui serviciu.

Timpii de livrare garantaţi pentru trimiterile poştale care fac obiectul serviciului Express sunt de 8 ore, serviciu oferit doar în aceeași localitate cu cea din care se face preluarea.

În cazul depăşirii timpilor de livrare garantaţi pentru serviciul Express, XPEDIST S.R.L., răspunde faţă de utilizator prin restituirea a unui procent de 1% din tariful serviciului, pentru fiecare 10 minute de întârziere.

În cazul serviciilor contra ramburs, confirmare de primire, livrare specială sau, respectiv, serviciilor având ca obiect trimiteri poștale cu valoarea declarată furnizorul va elibera, inclusiv 4 prin mijloace electronice, cel târziu la momentul acceptării trimiterii poștale, o dovadă care să ateste serviciul ales de către expeditor sau integrator.

XPEDIST S.R.L. oferă drept caracteristică suplimentară monitorizarea electronică a parcursului trimiterii poştale (track & trace) pe durata operaţiunilor de colectare, sortare, transport şi livrare a respectivei trimiteri poştale.

Predarea trimiterilor poştale se realizează la adresa indicată de expeditor, personal către destinatar sau către persoana autorizată să primească trimiterea poştală. Dovada identităţii destinatarului este este actul de identitate sau împuternicire și actul de identitate, după caz.

XPEDIST S.R.L. foloseşte o modalitate de identificare suplimentară a destinatarului prin intermediul codului alfanumeric transmis acestuia prin mijloace electronice, anterior livrării trimiterii poștale.

Cu excepţia trimiterilor poştale care fac obiectul serviciilor Express şi Livrare specială, în cazul în care destinatarul (sau persoana autorizată) nu este găsit(ă) la adresa indicată, XPEDIST S.R.L. va înştiinţa destinatarul printr-un aviz care să anunţe sosirea trimiterii poştale şi va păstra, la punctul de contact, în vederea predării, trimiterea poştală care nu a putut fi predată acestuia, pentru o perioadă de 5 zile de la data avizării acestuia.

În cazul imposibilităţii de livrare a trimiterilor poştale înregistrate, din cauza inexistenţei adresei destinatarului sau a faptului că la adresa indicată nu există nicio construcţie sau un recipient la care trimiterea poştală să poată fi predată ori un serviciu disponibil destinat primirii trimiterilor poştale, XPEDIST S.R.L. va proceda la avizarea destinatarului prin mijloace electronice în măsura în care deţine datele necesare ale destinatarului în vederea transmiterii avizului prin aceste mijloace.

În cazul imposibilităţii de livrare a trimiterilor poştale din cauza faptului că destinatarul sau persoana autorizată să primească trimiterea poştală a refuzat, după caz, primirea trimiterii poştale sau confirmarea în scris a primirii trimiterii poştale în cazul serviciului confirmare de primire ori achitarea contravalorii bunului care face obiectul serviciului contra ramburs, XPEDIST S.R.L. va proceda la returnarea cu celeritate a respectivei trimiteri poştale, în termenul de returnare menţionat mai jos, fără avizarea destinatarului şi, respectiv, fără păstrarea trimiterii poştale la dispoziţia acestuia.

XPEDIST S.R.L. va returna, la adresa expeditorului, pe cheltuiala expeditorului (conform tarifelor indicate în oferta comercială), trimiterea poştală înregistrată care nu a putut fi predată destinatarului din una dintre cauzele prevăzute de lege, în termen de 5 zile lucrătoare, termen care se calculează, după caz, de la data încercării de livrare sau de la data expirării perioadei de păstrare avizate. În cazul imposibilității inițiale de predare către expeditor a trimiterii poștale returnate, XPEDIST S.R.L. va înştiinţa expeditorul printr-un aviz care să anunţe încercarea de returnare a trimiterii poştale şi va păstra, la punctul de contact, în vederea predării, trimiterea poştală care nu a putut fi predată acestuia, pentru o perioadă de 5 zile de la data avizării acestuia.

În cazul trimiterilor poştale care nu au putut fi predate destinatarului şi nici returnate expeditorului, XPEDIST S.R.L. va păstra la dispoziţie aceste trimiteri poştale timp de 9 luni de la data depunerii acestora. După expirarea acestui termen, trimiterile poştale nerevendicate trec din proprietatea expeditorului în proprietatea XPEDIST S.R.L.

XPEDIST S.R.L. răspunde, în caz de pierdere, furt sau distrugere totală, pentru trimiterile poştale, inclusiv în cazul acelora returnate expeditorului, astfel:

• cu întreaga valoare declarată, pentru o trimitere poştală care face obiectul unui serviciu de trimitere cu valoare declarată, inclusiv dacă respectiva trimitere poștală face sau nu obiectul unui serviciu contra ramburs;
• cu valoarea rambursului, pentru o trimitere poştală care face obiectul unui serviciu contra ramburs fără valoare declarată;
• cu suma reprezentând de 5 ori tariful serviciului, pentru trimiterile poştale care nu fac obiectul unui serviciu de trimitere cu valoare declarată sau unui serviciu contra ramburs; În cazul pierderii, furtului sau distrugerii totale, în afara despăgubirilor menţionate mai sus, se restituie şi tarifele încasate.

În caz de pierdere ori distrugere parţială sau deteriorare, XPEDIST S.R.L. răspunde pentru trimiterile poştale, inclusiv în cazul acelora returnate expeditorului, după cum urmează:

• cu valoarea declarată pentru partea lipsă, distrusă sau deteriorată ori cu cota-parte corespunzătoare greutăţii lipsă din valoarea declarată, pentru trimiterile poştale care fac obiectul unui serviciu de trimitere cu valoare declarată;
• cu suma reprezentând de 5 ori tariful serviciului pentru trimiterile poştale care nu fac obiectul unui serviciu de trimitere cu valoare declarată.

În cazul unei trimiteri poştale care face obiectul unui serviciu contra ramburs, XPEDIST S.R.L. răspunde cu întreaga valoare a rambursului pentru situația în care nu a restituit expeditorului întreaga valoare a acestuia sau cu diferența corespunzătoare până la valoarea integrală a acestuia, în cazul în care rambursul a fost încasat parțial de la destinatar.

La sumele prevăzute mai sus se adaugă dobânda legală penalizatoare care curge din momentul introducerii reclamaţiei prealabile sau, după caz, al introducerii cererii de chemare în judecată, indiferent care dintre aceste momente intervine primul. Pierderea completă a conţinutului este echivalentă cu pierderea trimiterii poştale. În situația în care expeditorul a declarat o valoare mai mică decât cea reală, despăgubirea este la nivelul valorii declarate. În situaţia neefectuării prestaţiilor care constituie caracteristici suplimentare ale serviciilor poştale, nominalizate de expeditor prin indicaţii speciale, se restituie numai tarifele încasate suplimentar faţă de tariful aplicabil pentru serviciul poştal standard.

XPEDIST S.R.L. este exonerat de răspundere în următoarele situaţii:

• paguba s-a produs ca urmare a faptei expeditorului sau destinatarului;
• utilizatorul nu are asigurat un serviciu destinat primirii trimiterilor poştale (de exemplu, registratură);
• trimiterea a fost primită fără obiecţii de către destinatar, cu excepţia reclamaţiilor referitoare la pierderea, furtul, deteriorarea sau distrugerea totală ori parţială a conţinutului trimiterii poştale;
• paguba s-a produs ca urmare a unui caz de forţă majoră sau a cazului fortuit; în acest caz expeditorul are dreptul la restituirea tarifelor achitate, cu excepţia tarifului de asigurare.

Mecanismul de soluţionare a reclamaţiilor prealabile primite de la utilizatori

XPEDIST S.R.L. a stabilit un mecanism de soluţionare a reclamaţiilor, în special, în ceea ce priveşte pierderea, furtul, distrugerea parţială ori totală, sau deteriorarea trimiterilor poştale, precum şi nerespectarea condiţiilor de calitate a serviciilor (termenii de livrare, de returnare etc.) ori neprestarea serviciului poştal.

Expeditorul sau destinatarul nemulţumit de serviciul oferit/prestat necorespunzător ori neprestat poate formula o reclamaţie în termen de 6 luni de la data depunerii trimiterii poştale.

Reclamaţia utilizatorului care se consideră prejudiciat/nemulţumit va trebui făcută în scris şi transmisă furnizorului prin una dintre următoarele modalităţi: prin depunere, personal, la sediul social ori la punctele de acces/contact deservite de personal ale XPEDIST S.R.L., prin intermediul unui serviciu poştal (recomandabil, cu confirmare de primire) către Strada Petuniei nr.7, scara E, etaj 2, ap.64, Cluj-Napoca, județul Cluj sau prin e-mail, la adresa office@xpedist.ro.

XPEDIST S.R.L. va înregistra reclamaţia primită în Registrul de reclamaţii şi va confirma petentului primirea acesteia prin aceeaşi modalitate folosită la transmitere de către utilizator sau prin modalitatea solicitată de către acesta în cuprinsul reclamației, de exemplu: prin înmânarea numărului de înregistrare, în cazul în care reclamaţia a fost depusă personal, prin completarea corespunzătoare și semnarea confirmării de primire în cazul primirii reclamaţiei printr-un serviciu poştal cu confirmare de primire, prin adresă scrisă în situația primirii reclamației printr-un serviciu poștal fără confirmare de primire sau prin comunicarea numărului de înregistrare prin e-mail către adresa de e-mail de la care s-a primit reclamaţia

În vederea soluţionării reclamaţiei, utilizatorul reclamant va trebui să descrie, în cuprinsul reclamaţiei pe care o înaintează, evenimentul (fapte, acte şi cauze) aferent reclamaţiei, să îşi formuleze pretenţiile, modalitatea de plată aleasă în cazul despăgubirii şi informaţiile necesare transmiterii despăgubirilor (în situaţia în care reclamaţia se va dovedi întemeiată), să anexeze la reclamaţie dovezi relevante pentru efectuarea unor analize corecte şi complete, corespunzătoare evenimentului reclamat (cum ar fi, după caz, copie a documentului care atestă plata serviciului poştal, a facturii emise de către furnizor, fotografii, ambalajul trimiterii poştale, bunul distrus/deteriorat care face obiectul trimiterii poştale, copie a procesului verbal de constatare etc.) şi să pună la dispoziţie orice alte informaţii ce ar putea fi utile soluţionării reclamaţiei.

Reprezentanţii XPEDIST S.R.L. vor analiza reclamaţia primită luând în calcul atât probele depuse de petent, dar şi informaţiile/probele relevante furnizate de proprii angajaţi ori terţe persoane implicate, putând, atunci când este cazul, să solicite chiar şi o expertiză.

Reclamaţia va fi soluţionată (implicând analiză reclamaţie, comunicare răspuns şi acordare despăgubiri) de către XPEDIST S.R.L. în termen de 3 luni de la data introducerii acesteia.

În cazul reclamaţiilor soluţionate favorabil, XPEDIST S.R.L. va despăgubi utilizatorul în termen de 30 de zile de la data finalizării analizei reclamaţiei, fără a depăși, însă, termenul de 3 luni menționat mai sus, plata sumelor datorate utilizatorului acordându-se, în funcţie de solicitarea persoanei prejudiciate, prin mandat poştal, prin virament bancar sau în numerar, de la casieria aflată la adresa Pavel Rosca nr.4, ap.28, Cluj-Napoca, județul Cluj.

În cazul reclamațiilor întemeiate, XPEDIST S.R.L. va acorda despăgubirile în termenul și condițiile stabilite conform prezentului document, fară a fi necesară în acest sens vreo solicitare expresă din partea utilizatorului. Acordarea despăgubirilor nu poate fi condiționată de transferul proprietății bunului care face obiectul respectivei trimiteri poștale către furnizorul de servicii poștale, cu excepția trimiterilor poștale care fac obiectul serviciilor de trimitere cu valoare declarată ori a serviciilor contra ramburs, în cazul cărora s-au acordat despăgubiri conform dispozițiilor legale aplicabile, ca urmare a pierderii, furtului sau distrugerii totale a trimiterilor poștale.

În cazul în care reclamaţia adresată furnizorului de servicii poştale XPEDIST S.R.L. nu a fost soluţionată în mod satisfăcător sau nu s-a răspuns la aceasta în termenul prevăzut în prezentele condiţii generale privind furnizarea serviciilor poştale, utilizatorul în cauză poate înainta, în termen de un an de la data depunerii trimiterii poştale, o plângere autorităţii de reglementare însoţită de dovada îndeplinirii procedurii reclamaţiei prealabile sau o cerere de chemare în judecată. Cererea de chemare în judecată poate fi introdusă indiferent dacă o plângere având acelaşi obiect a fost înaintată sau nu autorităţii de reglementare.

Prezentul document face parte integrantă din oferta comercială a XPEDIST S.R.L., reprezentând clauzele generale ale contractului individual ce se va considera încheiat între expeditor şi XPEDIST S.R.L., la momentul acceptării trimiterii poştale în reţeaua poştală. Contractul individual se încheie prin acceptarea de către expeditor a ofertei furnizorului, fără a fi necesară întocmirea unui înscris.

Data la care devin aplicabile prezentele condiţii generale privind furnizarea serviciilor poştale este 03.07.2025.