POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

1.1 Începând cu data de 25 mai 2018, este aplicabil Regulamentul (UE) 2016/679 referitor la protecția persoanelor fizice în privința prelucrării datelor cu caracter personal și a liberei circulații a acestora, cunoscut sub denumirea de GDPR (General Data Protection Regulation).

1.2 Potrivit Regulamentului GDPR, datele cu caracter personal includ orice informație legată de o persoană identificată sau identificabilă („persoana vizată”). Identificarea unei persoane se poate face direct sau indirect, prin elemente precum numele, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online ori alte caracteristici unice ce țin de identitatea sa fizică, fiziologică, genetică, psihică, economică, culturală sau socială.

1.3 Prezenta politică se aplică datelor personale aparținând clienților, vizitatorilor, persoanelor care ne contactează, precum și reprezentanților acestora, dar și potențialilor angajați, parteneri de afaceri sau colaboratori. Politica privește datele colectate prin intermediul site-ului https://xpedist.ro, dar și cele obținute prin e-mail ori alte canale de comunicare.

2.1 Identitatea și datele de contact:
XPEDIST SRL, este o societatea comercială cu personalitate juridică romană, având codul de identificare fiscală: 51790478 si numărul de înregistrare ORC: J2025034383004, cu sediul in municipiul Cluj-Napoca, strada Pavel Roșca nr.4, ap.28, telefon 0746 069 744, adresa de email: office@xpedist.ro

2.2 În raport cu datele personale, SC XPEDIST SRL are, de regulă, calitatea de operator. În situații particulare, societatea poate acționa ca împuternicit sau ca operator asociat.

2.3 Prelucrarea datelor se realizează cu respectarea principiilor prevăzute la art. 5 din GDPR: legalitate, echitate și transparență; colectarea doar pentru scopuri explicite și legitime; limitarea la informațiile necesare; acuratețea și actualizarea datelor; stocarea într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate și asigurarea securității prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

4.1 SC XPEDIST SRL a implementat măsuri tehnice (securitate IT, securitate fizică și comunicații), juridice (clauze contractuale cu partenerii) și organizatorice (proceduri interne, instruirea angajaților), pentru protecția datelor și prevenirea accesului neautorizat, prelucrările neautorizate sau ilegale, a pierderilor sau distrugerilor accidentale.

4.2 Accesul la date este limitat persoanelor autorizate, pe bază de utilizator și parolă. Fiecare accesare este înregistrată în log-uri de securitate.

4.3 Copiile de siguranță se realizează periodic și sunt stocate într-o locație securizată, accesibilă prin conexiuni VLAN/VPN.

4.4 Serverele companiei sunt găzduite în centre sigure, monitorizate permanent, cu acces controlat și criptare 24/7.

4.5 Transmiterea informațiilor sensibile pe site este criptată prin SSL (Secure Socket Layer). Totuși, trebuie menționat că niciun sistem electronic nu poate garanta 100% securitatea datelor. Depunem eforturi constante pentru protecție, dar nu putem oferi o garanție absolută.

5.1 Prin completarea formularului „Comandă”, vi se solicită numele, prenumele, numărul de telefon, adresa de livrare/preluare, adresa de e-mail și metoda de plată. Datele pot varia în funcție de modul de transmitere a comenzii (telefonic, SMS, WhatsApp). Aceste informații sunt folosite pentru a procesa și livra comenzile, iar compania poate contacta clientul pentru confirmare sau informare.

5.2 În cazul formularului „Contact”, colectăm numele, prenumele, numărul de telefon și adresa de e-mail, necesare pentru a răspunde solicitărilor și a furniza informații despre produsele/serviciile noastre. Solicitările sunt stocate și procesate pe serverele interne.

5.3 Dacă ne transmiteți documente prin e-mail sau alte mijloace, putem prelucra date precum: nume, prenume, adresă, CNP, cetățenie, datele actului de identitate, semnătură, cont bancar, data și locul nașterii, fotografia de pe act, număr de telefon, e-mail etc.

5.4 De asemenea, colectăm automat date tehnice: IP, tip browser, site de proveniență, paginile accesate și timpul petrecut, pentru îmbunătățirea site-ului.

5.5 Prelucrarea categoriilor speciale de date și a celor privind condamnările penale se face doar în situații excepționale și strict pentru perioada justificată.

5.6 Site-ul https://xpedist.ro utilizează cookie-uri proprii și ale terților. Pentru detalii, vă rugăm să consultați „Politica privind cookie-urile”.

7.1 Datele cu caracter personal pot fi prelucrate în temeiul dispozițiilor art. 6, alin. 1, lit. a), b), c) și f) ale Regulamentului GDPR, respectiv:

• persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
• prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;
• prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;
• prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de un terț.

7.2 Prelucrarea categoriilor speciale de date se face numai conform art. 9 alin. 2 lit. a), b), e) și f) din GDPR, respectiv: cu consimțământ explicit; în scopuri de muncă și protecție socială; când datele sunt făcute publice de persoana vizată; sau pentru apărarea unui drept în instanță.

7.3 Vă rugăm să nu transmiteți astfel de date dacă nu este absolut necesar. Dacă SC XPEDIST SRL primește datele unor terți transmise fără respectarea normelor GDPR, responsabilitatea aparține expeditorului, care va fi considerat operator independent.

8.1 Datele sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru scopurile declarate, conform art. 5 GDPR.

8.2 Datele candidaților neangajați sunt șterse în maximum 30 de zile de la finalizarea recrutării, cu excepția celor care consimt la păstrarea lor pentru interviuri viitoare (max. 12 luni).

8.3 Datele angajaților sunt păstrate în dosarul de personal, conform legii.

8.4 La expirarea perioadei de stocare, datele sunt distruse sau anonimizate.

8.5 În unele cazuri, legea poate impune păstrarea mai îndelungată a unor documente.

8.6 Solicitările primite pe e-mail sunt păstrate până la 5 ani, apoi șterse.

8.7 Accesul la date este limitat la angajații sau colaboratorii pentru care este strict necesar (HR, juridic, IT, financiar, securitate).

8.8 Dacă este necesar, datele pot fi partajate către: autorități, auditori, avocați, furnizori de servicii IT sau instituții publice.

8.9 Nu vindem și nu închiriem datele către terți.

8.10 Când partajăm date, solicităm terților respectarea măsurilor de protecție și utilizarea lor doar în scopurile convenite.

8.11 Datele nu sunt utilizate pentru decizii automatizate sau profilare.

8.12 Din păcate, transmiterea de informații prin intermediul internetului nu este niciodată 100% sigură. Cu toate că facem tot posibilul pentru a vă proteja informațiile cu caracter personal, nu putem garanta securitatea informațiilor dumneavoastră cu caracter personal transmise către Site-urilor noastre. Orice transmitere de informații cu caracter personal implică asumarea din partea dumneavoastră.

9.1 Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere („dreptul de a fi uitat”), restricționare, portabilitate, opoziție, precum și dreptul de a nu fi supus deciziilor automate sau profilării.

9.2 Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

9.3 Retragerea sau modificarea datelor poate afecta posibilitatea executării contractului încheiat.

9.4 Exercitarea drepturilor se face prin contactarea DPO la office@xpedist.ro sau prin cerere scrisă transmisă la sediul societății din Str. Pavel Roșca nr. 4, ap. 28, Cluj-Napoca.

11.1 Pentru întrebări suplimentare privind politica sau pentru exercitarea drepturilor, contactați DPO la office@xpedist.ro sau prin cerere scrisă la sediul companiei.

11.2 Ne angajăm să răspundem solicitărilor în maximum 30 de zile.

12.1 Prin utilizarea site-ului și/sau a serviciilor acceptați prelucrarea datelor dumneavoastră personale conform prezentei politici.

12.2 SC XPEDIST SRL își rezervă dreptul de a modifica politica fără notificare prealabilă, modificările intrând în vigoare la publicare.

12.3 Dacă apar modificări importante, veți fi informați prin e-mail sau printr-un anunț pe site.

12.4 Dacă dorim să utilizăm datele dvs. într-un scop nou, care nu a fost prevăzut anterior, vă vom informa și, dacă este cazul, vom solicita acordul dvs.